議事録の書き方

議事録の書き方というのは、慣れるまでは難しいものだと思います。仕事で議事録を書いても、上司から書き直しを命じられることが多い方もいらっしゃるのではないでしょうか。フォーマット、テンプレート、雛型といったものがあれば議事録も作成しやすくなると思います。議事録の作り方としては、そのようなサンプルとなる書式を利用して議事録を作成している方も多いのではないかと思います。議事録というと、普通の会議や、取締役会、株主総会、臨時株主総会、国会、参議院、衆議院、理事会、監査役会、社員総会、気象振興協議会、安全衛生委員会などの議事録が思い浮かびますが、やはり会社や組織によって議事録の書き方も違ってくるでしょう。さまざまな会議に対応した文例書式集、サンプル集、フォーム集などもあるようですが、ほとんどの方にとってそんなに多くの種類のテンプレートやひな形は必要ないかと思います。目的に合ったフォーマットを見つけて、それを見本にしてきちんと要点を押さえた書き方をしていけば、上手に議事録を作成できるのではないでしょうか。

議事録の作り方

議事録の作成で、なかなか簡潔にまとめることが出来ずに悩んでいる方も多いと思いますが、議事録の作成で共通して大事だと思われることについて書いてみます。まず議事録に必要な項目としては、日時、場所、出席者、議題、決定事項、議事詳細などがあると思います。書き方のポイントとしては、箇条書きにするなどして内容を簡潔に記載すること、当然ですが時系列に沿って書くこと、ビジネス文書作成の基本ですが個人的な感想や意見を書かないこと、決定事項・保留事項を明確にすること、誰が何を言ったのかは、重要な内容については誰の発言か記載すること、などが挙げられると思います。また、会議出席者以外に議事録が配布されることがある場合などは、配布先でも議事録の内容が理解されるようにできるだけ専門用語などを控えた書き方を意識することも大事かと思います。音声認識ソフトの記録から議事録を作成するときは、言葉を文章らしく言い換えたり、言葉に表れてない部分を推測することなども必要かと思います。

テンプレート

議事録を作成する際は、やはり見本があったり、書き方を詳細に解説しているようなものがあったほうが、よりスピーディーに作成できると思います。そこで、議事録の書き方や書式が載っている本を紹介します。
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これらの書籍の中には、議事録のテンプレートやフォーマットなどが収録されたCD-ROMが付いている本もあるので、そのようなCD-ROMを利用すれば、議事録の作成もずいぶん楽になるのではないかと思います。議事録作成のスキルは、議事進行の上達にもつながりますので、ぜひ上手な議事録の書き方を身につけてください。

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